La gestión de documentos siempre ha sido una ciencia muy necesaria en el ámbito empresarial. Una empresa, por el simple hecho de serlo, tiene que resolver una serie de trámites sin los cuales no puede ejercer la actividad para la que ha sido creada. Y lo cierto es que este tipo de trámites no es precisamente reducido. Hay que gestionar todo lo que tiene que ver con los documentos financieros, laborales ilegales que son necesarios ya no solo para que podamos realizar esa actividad que pretendemos, sino para que nuestro negocio sea eficaz y genere los beneficios que esperamos de él.
La transformación digital que se ha llevado a cabo en nuestra sociedad en los últimos años ha supuesto todo un reto para todas aquellas personas que se dedican a la gestión de todo tipo de documentos en las empresas. Una labor que antes requería de una grandísima organización personal ahora requiere del uso y control de una serie de programas que nos permiten gestionar de una manera más eficaz, más cómoda y más rápida todos esos documentos que hemos dicho que son imprescindibles en la vida cotidiana de una empresa.
Un artículo muy interesante que fue publicado en la página web de la revista Transformación Digital hablaba sobre la transformación digital que ha sufrido la sociedad y los cambios que eso implicaba a nivel de gestión documental. La inversión realizada por las empresas en lo que tenía que ver con esa gestión documental era considerada por el autor de este artículo como necesaria y rentable, al igual que la digitalización de documentos, que es una manera segura y efectiva de mantener a buen recaudo todos esos archivos que nos pueden hacer falta en un momento concreto.
Muchos expertos en esta materia nos han comentado que las empresas españolas han decidido empezar a apostar por la gestión documental a raíz la entrada en vigor de la conocida como Ley de Protección de Datos, que empezó a formar parte del ordenamiento jurídico español en el mes de diciembre de 2018. Se trata de una ley muy estricta y que obliga a mantener bien asegurados todos los documentos de índole personal de los que pueda disponer una empresa. Son muchas las entidades que ya han sido sancionadas a causa de no haber cumplido con los requisitos que marca esta Ley, lo que ha puesto en alerta a una enorme en nómina de empresas en todo el territorio español.
Todos los emprendedores y empresarios españoles coinciden en señalar que la gestión documental es una ciencia clave a la hora de que su entidad cumpla los objetivos para los que ha sido diseñada. Pero son muchos los que también opinan que ha sido una ciencia que les ha traído una enorme cantidad de dolores de cabeza. Los profesionales de Gitdoc, expertos en gestión documental, nos han comentado que la gestión documental ha sido la principal preocupación de emprendedores de todo tipo y que la digitalización de la sociedad está siendo clave a la hora de simplificar y hacer más cómodos todos esos procesos.
La apuesta por la ciberseguridad, el complemento perfecto
Son muchas las personas que al dirigir una empresa y al hablar de gestión documental, transmiten sus preocupaciones en relación a los ataques cibernéticos que pueda sufrir su empresa en algún momento. Que existan estas preocupaciones no es solo algo lógico, sino también necesario, porque gracias a ello conseguiremos adquirir una mejor solución. Esa solución consiste en apostar por la ciberseguridad, una herramienta que complementa perfectamente a esa gestión documental de la que hablábamos y que permitirá que nadie se apropie de un documento que pueda revelar información confidencial.
Hoy en día, toda inversión que esté relacionada con la gestión documental y la ciberseguridad es, al mismo tiempo, una inversión en tranquilidad. Y ya son muchos los propietarios de empresas que pueden suscribir lo que os acabamos de decir. La verdad es que no es para menos. Gracias a este tipo de ciencias, optimizamos y aseguramos al 100% nuestro trabajo, lo que también hace posible que la empresa sea mucho más productiva y que, por tanto, tenga más opciones de generar beneficios. Es una cuestión que, como bien sabréis, no es baladí.
La experiencia actual de las empresas españolas se está encargando de demostrar que, quien no apuesta por gestión documental o por ciberseguridad, está condenado al fracaso. Se trata de un fracaso que puede llegar antes o después, pero que es inevitable. De hecho, una de las claves por las cuales hay muchas empresas españolas que han dejado atrás la crisis provocada en 2008 es precisamente la apuesta por este tipo de cuestiones. Seguro que en vuestras ciudades o municipios hay múltiples ejemplos de ello.
