Gestionar una empresa es una tarea de lo más compleja. En función del tamaño de la misma, la complejidad y envergadura de cada parte de la misma, puede conllevar otras numerosas tareas. Uno de los aspectos clave y cada vez con mayor relevancia a la hora de gestionar una empresa y facilitar su correcto funcionamiento, es la gestión documental. En este sentido, las empresas de mayor envergadura pueden encontrar a los aliados perfectos en diversas aplicaciones o departamentos de gestión documental.
Del mismo modo que existen empresas que se dedican a todo tipo de gestión documental para terceros, existen departamentos propios en las mismas empresas. Para que lo entendamos, podemos decir que la gestión documental, alude a aquellos procesos y recursos que son necesarios a la hora de organizar, almacenar y recuperar documentos. Al tiempo que permite automatizar flujos de trabajo dentro de cada empresa u organización. Los documentos pueden encontrarse en formato impreso o digital y, entre los mismos, se incluyen los contratos, formularios, facturas, solicitudes de empleo, información sobre inscripciones y todo tipo de registros relacionados con la entidad.
En palabras Mod Gestión documental de empresas, la gestión documental es el conjunto de prácticas, normas y tecnologías que se utilizan con la finalidad de administrar y gestionar los documentos de una empresa u organización. Esta definición incluye los documentos recibidos externamente y los que se crean a nivel interno. Por lo tanto, la gestión documental resulta esencial para mantener la integridad, accesibilidad y eficiencia de la información concerniente a cada entidad o empresa.
Con un buen sistema de Gestión Documental (DMS), se obtiene la solución adecuada para facilitar ese almacenaje, organización y gestión digital de los documentos. Estas aplicaciones o programas, funcionan del mismo modo que un sistema centralizado que reemplaza el uso de los archivos físicos, promoviendo la digitalización de los documentos. Este hecho facilita el acceso y la búsqueda de cualquier tipo de información. Sin olvidar que proporciona otra serie de funcionalidades como el control de las versiones, los flujos de trabajo, la colaboración en tiempo real, el seguimiento de los cambios realizados y la gestión de los permisos de acceso.
Una buena gestión documental es la base de una buena organización
Los datos aseguran que de media, las empresas que no cuentan con buen proceso de gestión documental, malgasta unos veinte mil euros anuales, a consecuencia a problemas relacionados de forma directa con la documentación. Los mismos empleados, señalan que pueden llegar a dedicar casi veinte minutos buscando documentos necesarios para terminar una tarea.
Como parte de la transformación digital en la que nos hayamos inmersos, un buen sistema de gestión de documentos, que sea eficaz, permite que los empleados organicen los archivos con la siguiente finalidad:
- Garantizar que el personal pueda acceder y encontrar los documentos necesarios de forma inmediata y en tiempo real.
- Proteger la seguridad y confidencialidad mediante la implementación de derechos de acceso, el cifrado y otras garantías.
- Sustituir tareas manuales repetitivas por flujos de trabajo previamente automatizados.
- Crear procesos sostenibles que no dependen del uso de papel.
Evidentemente, para que la gestión documental funcione de forma eficaz y beneficie a la empresa, requiere un sistema eficaz y competente o de contar con un personal cualificado para desempeñar las funciones relacionadas. En cualquier caso, limitarse a escanear documentos, solo hace que cambiar el problema del papel a un medio digital. En lugar de hacer esto que es lo que hacen o han hecho numerosas empresas, lo acertado sería buscar un programa que admita funcionalidades como las que vamos a señalar a continuación:
- Indexación para búsquedas eficientes. Este tipo de soluciones, permite indexar y clasificar documentos, de manera que se encuentren con facilidad. Los mejores sistemas, permiten automatizar la indexación, evitando que el personal tenga que etiquetar manualmente cada documento.
- Flujo de trabajo automático. Esta función permite que los flujos de trabajos digitales creen un flujo lógico de procesos, mediante la asignación de tareas y designación de sustitutos en caso de que un empleado no se encuentre disponible. La gestión de los flujos de trabajo especifica que proceso inicia un flujo, como por ejemplo, el almacenamiento de una factura recibida. También permite automatizar la gestión de los expedientes, la tramitación de facturas o los contratos, entre otros.
- Capacidad de integración. Si se quiere sacar el máximo provecho a un programa de gestión documental, una buena solución es integrarlo con el que se está utilizando. Contar con un programa que permita la integración, permite transferir los datos de procesamiento de facturas desde el sistema de gestión de planificación de recursos. Registros, formularios y flujos de trabajo digitales, pueden ser utilizados por los sistemas de gestión de recursos humanos y nóminas.
Como funciona un sistema de gestión documental y sus tipos
La mejor manera de elegir un sistema de gestión documental es comprender como funciona. Así es posible saber cuál es el más adecuado para cada empresa. Algunos de los aspectos y funcionalidades más básicos de este tipo de sistemas, pasan por la captura y el procesamiento de documentos. La finalidad de esta función es pasar de una oficina con papel a una sin papeles. Los programas de gestión documental utilizan diversos métodos para capturar los documentos electrónicos y convertir los archivos de papel en formato digital. Estos sistemas funcionan utilizando métodos de captura de documentos como pueden ser el escaneo, el reconocimiento óptico de caracteres, la captura del correo electrónico, la importación desde otros sistemas o los formularios electrónicos online.
Cada uno de estos métodos de capturar los documentos, ofrece una serie de ventajas o son útiles en función de la circunstancia. Es decir, a la hora de digitalizar un documento en papel, recurrir a un formulario electrónico, no resulta útil, en tanto que el escaneo sí.
Una vez que los documentos se encuentran dentro del sistema, es posible realizar su seguimiento y gestionarlos como mejor convenga. Esta características, conlleva un aumento en la eficacia de los procesos internos, mejorando al mismo tiempo la seguridad y minimizando los errores.
La forma en que se llevan a cabo estas tareas, es la siguiente:
- Control de acceso. Los programas de gestión documental más sólidos y completos, permiten crear controles de acceso basados en un inicio de sesión. De tal manera que se limite el conjunto de documentos al que puede acceder cada usuario en función de su cargo.
- Registros de auditoria que permiten saber quién ve, modifica o imprime los documentos que cumplen los requisitos de conformidad. Estos registros permiten conocer cuántos documentos procesa una persona o equipo en un periodo de tiempo, facilitando la definición de los objetivos y midiendo los resultados.
- Control de versiones. Ese control se activa cuando un usuario autorizado abre un documento con la intención de editarlo, pasando su estado a aparecer como “checked out”. A partir de entonces, se convierte en un documento de lectura para el resto de usuarios. Cada registro de un documento recibe un nuevo número de versión.
Aparte de todo lo reseñado, la gestión documental, permite almacenar todo tipo de documentos de forma segura. Ha quedado más que demostrado que los documentos en formato digital, son mucho más seguros que los que se encuentran en formato papel. En primer lugar, las copias digitales no se rompen, desgastan o destiñen. No se pueden perder, robar o dejar olvidadas en cualquier lugar. En segundo lugar, la gestión de documentos digitales se basa en protocolos de seguridad y encriptación actualizados continuamente, por lo que al tratarse de documentos confidenciales, no son tan vulnerables.
En lo que a tipos de sistemas de gestión documental que podemos encontrar para las empresas, existen los que están basados en la nube, los sistemas locales o los híbridos. La elección de uno u otro tipo, depende de diversos factores, como pueden ser la infraestructura de Tecnologías de la Información de la empresa, el coste de la actualización de software y el ancho de banda y experiencia del equipo técnico. El presupuesto puede ser igualmente, un factor de gran relevancia.
Mientras que los sistemas en la nube, permiten almacenar, organizar y gestionar documentos digitales en servidores remotos, a los que se accede a través de internet, lo sistemas locales, lo hacen en servidores locales dentro de las instalaciones de la empresa. Ofrecen control y seguridad, pero también implica mayores costes y responsabilidad para la empresa en comparación con el sistema en la nube.
Sin embargo, el enfoque hibrido, permite una combinación adecuada de lo mejor de cada sistema. Un ejemplo de estos sistemas puede ser tener el procesamiento y archivo de documentos y datos en el software in situ, mientras que le nube sirve para archivar registros inactivos o para recuperarlos en caso de necesidad. Este método ofrece flexibilidad y se adapta a las necesidades del mercado.
En cualquier caso, cada empresa debe valoras sus opciones y posibilidades a la hora de optar por cualquiera de los sistemas de gestión documental. Lo que sí es seguro es que se trata, de una herramienta muy eficaz y necesaria para el buen funcionamiento de una empresa y poder mantener segura toda la documentación de la misma.
