¿Cómo supervisar el home office sin invadir la privacidad de los empleados?

¿Cómo supervisar el home office sin invadir la privacidad de los empleados?

La pandemia de Covid-19 hizo que cientos de miles de puestos de trabajo se vieran modificados de presenciales a remotos y partiendo de allí, se dieron muchos escenarios que siguen a día de hoy -casi un año y medio después del inicio del estado de alarma- siendo objetos de estudio y de debate.

El famoso home office si bien permitió el funcionamiento continuo de muchas empresas, también fue un reto para el que nadie estaba preparado.

Tradicionalmente la gran mayoría de los trabajadores planificaba sus días en función de las horas laborales y el tiempo libre que le restaba; el problema es ¿cómo ajustarse a una nueva realidad donde ahora se trabaja desde casa, con todo lo que eso significa?

Al principio del estado de alarma todo era muy incierto, ni los empleadores tenían consigo todas las herramientas, ni los trabajadores sabían cómo adaptarse a cumplir no solamente con las responsabilidades laborales, sino con las obligaciones propias del hogar.

Precisamente por este desconocimiento tanto de los empleadores como de los trabajadores es que se han presentado escenarios en los que no se sabe dónde está la línea entre lo que es la supervisión de lo laboral o si se trata de una invasión de la privacidad.

Para entender mejor este fenómeno y enfocarnos en supervisar el home office siendo respetuosos de la privacidad de la plantilla, debemos empezar por tumbar ciertos mitos que se han popularizado desde que el anuncio del estado de alarma, estos son:

  1. Disminuirá la productividad: Este fue y es uno de los grandes temores de las empresas en relación con el home office. Sin embargo, se ha comprobado que a nivel individual se ha mejorado en un 30% la productividad, lo que ha conseguido también que el trabajo colectivo aumente el alcance de sus metas en un 10%.
  2. Los empleados trabajarán menos y se les pagará igual: Si tomamos en cuenta los datos anteriores, la realidad es que si bien es cierto que la jornada puede ser más corta (esto en muchos casos no es así), la productividad es mayor. Recordemos que aún en los puestos de trabajo presenciales, la jornada puede no ser productiva por múltiples razones. Lo primordial en el trabajo es que las personas alcancen sus metas y si estas son alcanzadas en menor tiempo, significa que el trabajador está cumpliendo a cabalidad con sus obligaciones, lo que significa que es mucho más eficiente. No se está remunerando por el tiempo, se remunera por la calidad del trabajo realizado.
  3. Se pierde la autoridad de los jefes: Uno de los más grandes mitos es que los jefes o supervisores pierden la autoridad que tienen sobre los trabajadores. En este particular el asunto es entender que tanto unos como otros deben adaptarse a situaciones que hace dos años eran impensables. Por ello, se deben mantener canales de comunicación y respetar los horarios laborales, tanto por un lado, como por el otro.

Este último punto es uno de los más controversiales porque se trata de adaptación, compromiso y respeto. Aquellos jefes de equipo o supervisores que deban liderar grupos, se han visto en la necesidad de aprender habilidades que antes no eran prioritarias; y que por las mismas circunstancias atípicas, tuvieron que aprender cometiendo muchos errores.

Uno de los más graves errores cometidos en su momento y aún a día de hoy, es querer supervisar a los trabajadores desde un punto de vista invasivo e irrespetuoso para quien está haciendo home office. Cosas como llamar fuera del horario laboral, exigir mantener la cámara o micrófonos encendidos, discutir constantemente porque los empleados no trabajan fuera del horario laboral, se convirtieron en puntos en contra que generaron muchos problemas entre los equipos de trabajo y sus supervisores..

Producto de la pandemia las empresas se han dado cuenta que hay mucho trabajo que puede hacerse desde casa y obtener de igual manera buenos resultados. Lo que significa que se debe aprender de los errores cometidos al inicio del estado de alarma, por ello es importante que exista un cambio a nivel general sobre cómo se supervisa a los trabajadores.

Se debe tener en cuenta que las realidades de cada empleado son distintas, por lo que es importante flexibilizar ciertas cosas según las características que estos tengan; eso no significa que trabajen menos o que se les acepte que no lleguen a las metas que les corresponden. Significa que se toma en cuenta su situación personal y se flexibiliza el horario para que pueda responder a sus obligaciones de una manera que le permita cumplir tanto en casa, como en el trabajo.

Si partimos del principio que no se puede supervisar de la misma manera a quienes están en las instalaciones de la empresa a quienes hacen home office, hemos conversado con los profesionales de Timenet, quienes nos comentaron cuáles son las herramientas con las que se puede estar en constante comunicación con los trabajadores sin invadir su privacidad.

Herramientas para supervisar el home office

Si pensamos en los mitos de los que hablamos anteriormente sobre el home office, podemos entender que lo importante son los resultados y las metas alcanzadas por todos los que formen parte del equipo, por ello, utilizar herramientas que mantengan la comunicación fluida y que permitan a su vez, evaluar los avances alcanzados es fundamental para que el home office sea una experiencia positiva y no una en la que los empleados se sientan vigilados y agobiados durante su jornada. Algunas de ellas son:

  1. Software de control de horarios

El home office no es sinónimo de libertad horaria absoluta, por lo que es razonable que la empresa y el empleado acuerden un horario concreto para la realización de las tareas diarias (con mayor o menor flexibilidad, según el caso). Las tecnologías permiten que se pueda controlar el tiempo invertido en cumplir con las responsabilidades laborales de una forma sencilla y sin grandes complicaciones.

2. Comunicación fluida y respetuosa

Mantener una comunicación respetuosa con los empleados es fundamental para que el home office sea exitoso. Respetar los horarios acordados tanto de comienzo y final de jornada, así como también de fines de semana, vacaciones y feriados, es la mejor opción para que tanto empleados como superiores puedan trabajar en un ambiente amable, cómodo, cordial y responsable.

En este particular, también se recomienda planificar las reuniones virtuales con tiempo, de manera que no se sientan una forma de vigilancia, sino una manera de comunicarse entre miembros del equipo para compartir los avances laborales.

Estas son las herramientas más populares para la comunicación laboral durante el home office:

  • Zoom Meeting: Plataforma para videoconferencias con hasta 100 personas, permite compartir la pantalla, grabar la sesión y ofrece hasta 40 minutos de transmisión continua en su versión gratuita.
  • Google Hangouts: Da la opción de compartir pantalla y al ser una herramienta de Google es compatible con YouTube para compartir las sesiones eventualmente, sin embargo, no puedes grabarlas de otra forma.
  • me: En su versión de paga permite hasta 250 participantes; se pueden programar las reuniones de manera anticipada para que los usuarios se vayan uniendo conforme vayan llegando y también permite grabar conferencias y almacenarlas en la nube.

 

3. Organizar y distribuir las tareas

Delegar es fundamental para el home office, para hacerlo de la manera correcta lo ideal es conocer al equipo y las fortalezas de cada uno para asignar las tareas que mejor se adapten a ellos. Si pensamos en esto, y queremos tener un equipo que trabaje como un reloj, es importante tener herramientas que permitan mantener actualizado constantemente el proyecto, de manera que nadie se quede sin conocer los avances. Algunas de ellas son:

  • Trello: Tiene una interfaz para programar pendientes a través de 3 elementos, que son tableros, listas y tarjetas.
  • Google Drive: Ofrece almacenamiento para todo tipo de archivos en la nube con la posibilidad de compartirlos a miembros selectos o a todo el equipo.
  • Google Calendar: Esta herramienta gratuita, también disponible en todas las plataformas, puede enviar notificaciones sobre eventos que hayas agendado para programar el trabajo.
  • Google Docs: Es una herramienta gratuita de oficina que funciona a través del navegador, con ella puedes elaborar y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones, para después guardarlos en la nube y desde donde los puedes compartir con otros usuarios.
  • WeTransfer: Una opción para cuando necesitas transferir archivos de gran tamaño. Puedes subir archivos y carpetas con un tamaño de hasta 2 Gb de manera gratuita y compartirlos durante 2 semanas.
  • Dropbox: Permite almacenar y manejar hasta 2 Gb de archivos de manera gratuita. Facilita el poder compartirlos con otros usuarios a través de cualquier dispositivo conectado a la red.

Estas herramientas permiten que constantemente se puedan monitorizar las actividades planificadas y asignadas. Así como existen estas hay muchas más y sus versiones pagas suelen ofrecer otras funciones que harán el home office más sencillo.

Lo importante en relación a la supervisión de equipos que laboren remotamente es que se mantengan los buenos resultados y que el equipo trabaje bajo una fórmula que incluya el respeto a la privacidad, la confianza y el compromiso; pues esto es lo que garantizará que las metas de la empresa sean alcanzadas.

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