¿Cómo controlar el tiempo que tus trabajadores dedican a sus proyectos?

Para cualquier empresa es importante mantener un control sobre las horas de trabajo de sus empleados para saber que están cumpliendo con el horario impuesto y con los objetivos planteados, de lo contrario, que un empleado que no está siendo monitorizado y que no está cumpliendo con  sus funciones podría traer inconformidades de cara a los clientes, bajas en el rendimiento y productividad de la empresa e incluso, perdida de dinero al invertir en un recurso humano que no está generando resultados.

Así, cuando hablamos del control de horas cuando se trabaja por proyectos, como suceden en  las ingenierías, bufetes de abogados, de arquitectos, empresas de consultoría, de auditoría, etc., es un poco diferente al control de horario que se impone en un trabajo de oficina regular. Sucede que en el caso de los proyectos el control de horas suele ser un poco más laborioso y complejo, no obstante si que hay herramientas que nos pueden servir pata hacerlo más fácil y llevadero.

Piensa que esto también va a aplicar a la hora de facturar el trabajo, ya que para establecer nuestros precios siempre debemos tomar en cuenta el tiempo que se invertirá en el mismo.

Acompáñanos a ver otras razones importantes para llevar el conteo de horas del tiempo invertido en tus proyectos y como hacerlo de la mano de Timenet, servicios de registro de jornada laboral.

¿Por qué es importante controlar las horas dedicadas a nuestros proyectos?

Conocer cuanto tardan tus empleados en sus diferentes proyectos y como se organizan dentro de ese tiempo es importante para evaluar nuestra productividad, hacer mejoras y tomar decisiones adecuadas para nuestra optimización. Además, nos permite seguir muy de cerca la evolución del proyecto y en que parte se va en todo momento, para saber si se están cumpliendo con los plazos pautados. Incluso, también nos sirve para:

  • Medir la productividad de cada uno de los miembros del equipo: es normal que las empresas evalúen a sus empleados en cuanto a desempeño y productividad, y el tiempo que estos dedican a las diferentes tareas es un factor importante dentro de esa evaluación.
  • Permite evaluar  la rentabilidad del proyecto: como dijimos, el precio que estableces a cada proyecto viene directamente influenciado por el tiempo que le dedicas a él, ya que si un proyecto nos toma demasiado tiempo y el precio es algo bajo para ello podremos determinar que no nos es rentable.
  • Aumento o disminución del equipo: igualmente saber el tiempo que se entrega a un mismo proyectos nos permitirá tomar decisiones acertadas para su desempeño, como por ejemplo, si es necesario contratar a más o menos personal para que nos sea más rentable.

En fin, que nos sirve para medir la rentabilidad y productividad de nuestros equipos, y de cada miembro de ellos por separado, además de para monitorizar el trabajo de los mismo si estos trabajan en remoto o si están contratados por proyecto sin la necesidad de cumplir horarios determinados de forma presencial en nuestra empresa.

Y es que incluso una herramienta que controle el tiempo que se pasa en el desempeño de un proyecto podría ser también de utilidad a tus empleados, por ejemplo, porque es muy fácil distraernos durante nuestra jornada laboral y perder el tiempo productivo. Si esta herramienta que se utiliza para el control de hora le permite acceso a los mismos trabajadores estos pueden medirse y trabajar en pro de mejorar sus tiempos, al igual que los hará entrar en razón cuando estén dejando demasiado tiempo muerto pasar. Lo importante es que esta herramienta no se use como una medición de la confianza que podemos tener hacia nuestros empleados.

¿Cuáles son las ventajas de computar las horas trabajadas en proyectos?

Ya sabemos porque es necesario implantar una herramienta de control de horas por proyecto, pero no solo se trata de cubrir una necesidad importante, sino también de las muchas ventajas que podría aportarnos tanto a nosotros como empresa, como a nuestros trabajadores.

Esta herramienta nos ofrece ventajas en términos de productividad y rentabilidad, además de que nos ofrece información relevante para la toma de decisiones basada en hechos reales que nos permita tomar medidas acertadas para mejorar el desempeño de nuestra empresa, al igual que nos permite corregir situaciones adversas a tiempo gracias a los informes de desempeño que podemos elaborar a partir del conocimiento del tiempo invertido. Así, podemos enlistar estas ventajas de la siguiente manera:  

  • Optimización de la gestión de proyectos  

El control de horas nos permitirá saber a cuáles proyectos necesitamos dedicarle más tiempo que a otros y a saber si se van cumpliendo los plazos estipulados para cada uno de ellos, al igual que nos permite saber si debemos reforzar nuestra plantilla o tomar medidas para optimizar la productividad en ciertas áreas.

  • Reducción de las horas extra

Si conocemos a ciencia cierta las horas que debemos invertir en un proyecto, esto nos permite hacer una distribución acertada de nuestros recursos para cumplir con dicho plazo sin tener que apelar a horas extras innecesarias.

  • Mejora de la información sobre el rendimiento de los trabajadores

Esta herramienta te permitirá conocer el tiempo que un trabajador le está dedicando a un proyecto lo cual al final te permitirá evaluar que tan eficiente es en sus funciones, que tan cumplido con los plazos de entrega es y si más bien necesita una ayuda para optimizar su desempeño.

Igualmente, podrás conocer los puntos fuertes de cada miembro de tu equipo, permitiéndote mejorar al delegar ciertas tareas sobre ellos.

  • Mejora de la rentabilidad 

Al mejorar nuestra rentabilidad también estaremos aumentando en ganancias y reduciendo costes extras o innecesarios que pueden surgir de una mala gerencia de proyectos. Y es que los datos arrojados por este tipo de herramientas de control de horas nos permite elaborar informes que luego puede que nos lleve a una toma de decisiones acertada en cuanto a nuestros precios de venta y para conseguir los márgenes objetivo que hemos establecido.

  • Informes por proyectos y trabajadores más precisos

Muy ligado al punto de evaluación de nuestros trabajadores, viene la posibilidad de obtener informes muy bien detallados sobre nuestros proyectos y nuestros empleados, los cuales después serán de mucha utilidad para el departamento de recursos humanos y el departamento financiero.

  • Planifica los horarios de los trabajadores de manera más eficiente 

Con este tipo de informes podremos también gestionar cuando se pueden otorgar las vacaciones y los permisos de cada empleado sin que esto afecte los tiempo de entrega de los proyectos en los que están involucrados y sin tener que recurrir a horas extras, reducción en la producción y otros percances administrativos.

¿Cómo controlar las horas de trabajo?

Ya que has visto las miles de ventajas que te trae para tu desempeño y productividad de seguro querrás comenzar a implantar esta medida dentro de tus funciones.

Si es así, lo primero es asumir que tendrás que destinar ciertos recursos a ello, nada es gratis; pero te aseguramos que la inversión de dinero y recursos valdrá la pena cuando veas los resultados.

Luego, lo primero para controlar el horario de nuestros proyectos es tomar en cuenta una serie de factores como los siguientes:

  • Las horas totales invertidas en cada proyecto.
  • El día de comienzo y fin de la actividad.
  • Cuántas horas se dedican a cada proyecto cada día.
  • La organización del tiempo empleado en dicho proyecto, es decir, cuanto de ese tiempo es productivo, y cuanto improductivo.

Una vez conocida esta información deberás elegir entre uno de los siguientes dos moles de control de horas trabajadas:

  • Sistemas convencionales

Un procedimiento para el control de hora que se conoce en todas las empresa y que se sigue aplicando a pesar del avance de tecnología, gracia a su fiabilidad y fácil manejo, son las hojas de Excel. No obstante, es bueno evaluar que por medio de ellas se pueden llegar a cometer ciertos errores u omisiones que nos impidan conocer a ciencia cierta la realidad de nuestra empresa

Si que es muy fácil entrar a una plantilla Excel que cualquier ordenador puede tener y rellenar la información requerida, pero la veracidad de la información y que el trabajador esté al pendiente de actualizarla cuando sea necesario deberá ser supervisado por otro trabajador que vele porque eta tarea se lleve a cabo, lo cual quiere decir que deberás otorgarle esta función a  alguno de tus trabajadores.

  • Aplicaciones para control de horas de trabajo

Así, como las platillas Excel pueden traer ciertos problemas  se han inventado innumerables aplicaciones móviles y programas digitales que ayudan al control de horas de una forma práctica e  intuitiva. Además, estos programas suelen presentar ciertas ventajas para el ambiente laboral como la posibilidad de adaptar el registro a jornadas presenciales o a distancia; y la mayor autonomía para el empleado.

Además, algunas son tan sencilla de usar que basta con descargar algún programa o aplicación (muchos totalmente gratitos) en un dispositivo digital y acceder a él para que las horas queden grabadas, además que permiten el fácil acceso desde variedad de dispositivos y variedad de cuentas para que todo el equipo tenga la información al momento.

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