Cuando se está comenzando un negocio, no solo debemos preocuparnos por ofrecer un buen servicio, y tener una identidad que nos diferencie de otras compañías similares, entre otros muchos aspectos a considerar cuando se empieza la aventura de los negocios. También debemos preocuparnos por seguir todas las normativas legales que permitirán que nuestra compañía pueda funcionar acorde con la ley, evitándonos así problemas a largo plazo.
Entendiendo esto, comienza un camino que en muchos casos puede ser lento, costoso y lleno de preocupaciones, pero para hacerlo más llevadero y para evitar grandes dolores de cabezas, compartiremos con ustedes todo lo que se necesita saber para que nuestro nuevo negocio, pueda operar libre y legalmente en España.
Antes de comenzar con los pasos a seguir, queremos resaltar la importancia de contar con especialistas en el área, es decir, profesionales del derecho o de empresas que presten este tipo de servicios de forma especializada, pues contando con ellos, el proceso legal se hace mucho más sencillo, rápido y menos costoso. ¿Por qué? Pues porque muchos de nosotros no somos abogados, por lo cual desconocemos las leyes a su cabalidad y hacerlo sin la ayuda de un profesional, puede generar errores por desconocimiento que no solamente hagan del proceso uno más lento, sino uno más costoso. Por lo que la recomendación inicial es que estemos acompañados por un abogado o por un grupo de gestores especialistas, a lo largo del viaje.
Pasos para crear una empresa siguiendo la normativa legal
Como mencionamos antes, existe una gran lista de trámites por realizar que tienen que ver con la normativa legal para que una empresa pueda operar, a continuación discutiremos con más profundidad cada uno de ellos, de forma que se pueda entender lo que se debe hacer desde el ámbito legal.
En este particular, no estamos hablando de la idea tras un nuevo negocio, ni todo lo que tiene que ver con la parte creativa que conlleva comenzar un nuevo proyecto, sino de todo lo que necesitamos tener al día para evitar problemas legales de cualquier índole, por lo que de nuevo, recomendamos hacer todo esto de la mano de especialistas en el área.
- Forma Juridica
Este paso no solamente es esencial, sino que es prioritario definirlo temprano, ya que dependiendo de los bienes o servicios que vayamos a distribuir se debe elegir entre una u otra forma, puede hacerse de forma individual o como una sociedad. Es fundamental conocer la normativa legal sobre la que vamos a desarrollar nuestra actividad, ya que en muchas ocasiones esto puede determinar la forma en la que debemos crear la empresa, pues la tramitación suele ser diferente según el tipo de empresa. Es importante también saber el número de socios que participará para la puesta en marcha, ya que esto nos dirigirá a una sociedad mercantil, una comunidad de bienes o a una sociedad civil, según sea el caso.
Entendiendo esto, las dos fórmulas más habituales en España a la hora de crear una empresa, son las Sociedades Limitadas y las Sociedades Autónomas. Ambas comparten una responsabilidad limitada sobre lo que suceda en la compañía, pero varían notablemente en el capital necesario para crearla (60.000 euros en el caso de las sociedades anónimas, frente a 3.000 de las sociedades limitadas), así como en su funcionamiento interno.
- Definir el nombre
Definir el nombre de la empresa, puede ser un dolor de cabeza, sin embargo es fundamental tenerlo establecido, pues se necesitará para los trámites que le permitirán la legalización de la empresa. Procura ser original y buscar un nombre de negocio que defina la actividad de la empresa y su filosofía.
El siguiente paso es dirigirte al Registro Mercantil Central, que será el encargado de emitir una certificación favorable en la que se indica el nombre de tu empresa, un consejo que puede ser beneficioso, es que a la hora de presentarse en el Registro Mercantil, cuenten con una pequeña lista de entre unos 5 a 10 nombres para poner a vuestra empresa (siempre considerando la actividad y filosofía) esto para tener varias opciones, en caso de que los nombres que tienes previstos puedan estar adjudicados a otras empresas. Es importante tener esa lista a mano, pues es preferible contar con las opciones, a tener que perder la cita para registrar, por no tener otras ideas planteadas.
- Estatutos Sociales
Para poder cumplir con este trámite sin problemas deberemos aportar documentos identificativos de todos los socios, así como el certificado negativo de denominación social (que nos habrán dado en el registro mercantil), documentos que recojan el funcionamiento del órgano de administración, así como también deberemos presentar las pruebas de que cada socio ha aportado el capital correspondiente a su participación en la nueva sociedad, toda esta documentación debe ser presentado ante un notario para su validación.
En estos documentos se pueden y deben incorporar los pactos o responsabilidades entre los socios, por ejemplo: cómo se tomarán decisiones, funciones de cada socio, forma de transmisión de las participaciones sociales, acuerdos de confidencialidad, compromiso de permanencia en la empresa, etc.
- Número de Identificación Fiscal
Para poder solicitar nuestro código provisional deberemos acudir a la delegación de hacienda más cercana y cumplimentar el modelo 036, además de aportar un original y una copia de la escritura de la compañía. La tramitación del número de identificación fiscal definitivo debe hacerse como máximo 6 meses después de recibir el provisional.
- De regreso al Registro Mercantil
La primera visita al registro mercantil, fue con la elección del nombre, en este punto se debe volver para el último paso propiamente dicho de la creación societaria, la inscripción de la empresa en el Registro Mercantil de nuestra provincia. Para ello, las autoridades pedirán la escritura de la sociedad, el certificado del NIF provisional y el justificante de haber tramitado el impuesto de operaciones societarias.
- Seguridad Social
Si la empresa ya cuenta con empleados en nómina, la sociedad deberá proceder a su alta en la Seguridad Social, en los epígrafes correspondientes y sujetos al convenio que sea apropiado para las funciones a desempeñar.
Otro punto importante a destacar, es que dependiendo del tipo de negocio que queramos conformar, es muy posible que necesitemos una autorización del Ayuntamiento correspondiente; especialmente en aquellos negocios que están regulados por motivos geográficos o de competencia (como horarios regulados), donde se utilicen espacios físicos con habilitaciones concretas (tiendas), además de en aquellos considerados sensibles desde un punto de vista sanitario (bares, restaurantes, consultas médicas, etc.).
Después de realizar las gestiones anteriores ya la operatividad de la empresa está casi lista para empezar, aunque dependiendo de la tipología puede que tengas que realizar algunos trámites más, por ejemplo, si de primer momento ya la empresa tiene trabajadores, se debe comunicar la apertura del centro de trabajo a la Dirección Provincial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, para obtener un libro de visitas para las inspecciones de las autoridades.
También es muy recomendable obtener un certificado electrónico para poder firmar documentación electrónicamente y agilizar procesos, es muy importante que se busquen todas las opciones para cumplir con los trámites que pueden hacer vía online, de forma de facilitar también el trabajo humano.
Por otra parte, es importante que todo lo que tiene que ver con la contabilidad esté muy bien registrado y sustentado, en el siguiente punto lo explicaremos mejor.
- Obligaciones contables
Todas las empresas deben llevar a cabo su contabilidad según lo que indica el Código de Comercio, es decir, deberán elaborar los siguientes documentos: libro Diario y libro de Inventarios y Cuentas Anuales, estos libros se presentan en el Registro Mercantil de la provincia en la que está inscrita la sociedad. La presentación también se hace de forma telemática. Este es uno de los motivos por los cuales es importante contar con un certificado electrónico, que permita hacer este tipo de trámites sin necesidad de trasladarse a la institución correspondiente.
Como podemos ver, aunque los tramites puedan parecer confusos, no son tan difíciles cuando se explican con palabras más simples y sin tantos tecnicismos, lo importante es que al crear una empresa, contemos con toda la permisología que le permitirá operar, sea cual sea el rubro en el que nos desarrollemos, de igual forma, hacemos hincapié en lo necesario que es contar con un equipo de especialistas que nos ayude a que todos los trámites se hagan de la manera correcta, evitando errores que nos costarán tiempo y dinero.
Al tener todo lo relacionado con normativa legal al día, podemos enfocarnos en la funcionalidad propia de la empresa y comenzar a pensar en posibles estrategias de marketing digital para hacernos más y más conocidos, así como el concentrarnos en la parte creativa de la empresa, que es tan fundamental, como el cumplir con toda la normativa legal que se requiere.
